Prendre en main Diacamma Syndic par l'exemple
Résumé
Vous voici à vous lancer dans la gestion comptable d’une copropriété.
Le logiciel Diacamma Syndic vous permettra de tenir la comptabilité de la copropriété.
Ce petit guide vous détail les étapes pour bien commencer avec cet outil.
Le logiciel Diacamma Syndic vous permettra de tenir la comptabilité de la copropriété.
Ce petit guide vous détail les étapes pour bien commencer avec cet outil.
Billet
Préambule
Auparavant rappelons ce qu’est une comptabilité pour le syndicat des copropriétaires.
Elle est tenue par le Syndic (probablement bénévole dans votre situation) pour le compte du syndicat des copropriétaires.
La comptabilité organise toutes les données financières de la copropriété par enregistrement de toutes les opérations financières et en présentant une synthèse à partir de ces enregistrements.
Elle permet ainsi de tracer tous les fonds dans les mains du syndicat.
Elle permet de donner des informations aux copropriétaires (notamment lors des assemblées) mais aussi aux tiers (fournisseurs, banques) et l’État (service fiscaux, tribunaux,…)
Pour les petites copropriétés, il était d’usage de tenir une comptabilité de trésorerie, où on inscrivait uniquement les évènements ayant une répercussion financière pour la copropriété. Essentiellement le paiement des factures et l’encaissement des fonds des copropriétaires
Depuis 2007, la législation oblige à tenir une comptabilité d’engagement.
La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer toutes les opérations telles que la réception d’une facture d’un fournisseur, le paiement de la facture au fournisseur, l’envoi des appels de fond aux copropriétaire, le règlement des appels de fond par les copropriétaires etc...
Cette comptabilité permet de voir les engagements pris par le syndicat des copropriétaires. La normalisation permet des comparaisons faciles entre exercices d’une année sur l’autre, voire entre copropriétés.
Le grand principe de la comptabilité d'une copropriété est qu’elle doit être en partie double.
Chaque opération est inscrite deux fois : une fois au débit d'un compte et une fois au crédit d'un autre compte. Pour ces deux écritures, la somme inscrite au débit doit être égale à celle inscrite au crédit. Dans ce manuel d’introduction à l’utilisation du logiciel Diacamma, nous verrons progressivement des exemples de ces écritures.
Pour avancer succinctement sur le logiciel, voici les grands traits qu’il est capable de gérer :
Le logiciel dans sa version V 2.1 rév 4 dispose des fonctionnalités suivantes :
Chapitre 1 – Lancement de l’instance
Dans ce manuel, nous vous proposons de prendre en main le logiciel par l ‘exemple.
Ici, nous allons créer une instance de Diacamma Syndic pour gérer une hypothétique copropriété.
Hypothèse de départ de notre exemple :
Nous considérons que vous avez installé le logiciel selon le mode d’emploi ad-hoc que vous avez trouvé sur le site de Diacamma et que vous avez créé une instance de copropriété dans l’installeur Lucterios que vous pouvez nommer Exercice1 . Si tel n’est pas le cas revenez aux documents initiaux d’installation de Diacamma.
Vous avez lancé l’instance du logiciel et vous vous retrouvez dans l’interface web avec votre client navigateur préféré (firefox, Google Chrome, Safari, Edge, etc...)
L’écran d'ouverture est comme celui-ci :
++image "Accueil général"++
Quelques mots sur cet écran :
Au début s’ouvre un assistant comportant 17 étapes de configuration de la copropriété (rassurez vous c’est rapide et indispensable une seule fois). Une fois la configuration de la copropriété réalisée nous pourrons nous en passer, mais pour débuter c’est une bonne option même si la configuration peut être réalisée en allant directement dans les onglets gris adéquat. Toutefois l'assistant vous guidera dans les étapes successives, même si, vous le verrez, nous en omettrons volontairement certaines.
Il s’agit simplement des coordonnées de la copropriété.
Pour modifier il suffit de cliquer sur le bouton bleu en bas du formulaire, nous rentrons dans un formulaire éditable que l’on valide en cliquant sur le bouton OK.
Selon notre hypothèse de départ nous allons saisir l’exercice de début de 2015, en cliquant sur le bouton ajouter.
Remarque : un seul exercice peut-être actif à la fois.
Dans cette étape on peut saisir les comptes bancaires. Comme code comptable, on ne peut, à priori selon la nomenclature des comptes de l’Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, que saisir des codes dans la classe 5 :
Comptes financiers
Nous reviendrons plus avant sur cette nomenclature des comptes qui est fondamentale dans la comptabilité du syndicat. À noter qu’il n’existe pas dans la nomenclature de code pour les frais bancaires et qu’il n’est pas permis d’en créer de nouveau sauf en subdivisant un code. Par exemple, même si beaucoup de syndic professionnel créent pour les frais bancaires le code 627 dans la classe « 62 Frais d'administration et honoraires » ce n’est pas permis, par contre il est permis de subdiviser des codes existant par exemple « 623 Rémunérations de tiers intervenants » en 623001 : frais d’avocat.
Ce qui est surtout intéressant dans cette étape, ce sont les écrans successifs pour ajouter une personne, qui reflètent l’ergonomie générale du logiciel Diacamma : Souvent lors de la saisie d’écriture nous aurons à parcourir une arborescence plus ou moins compliquée pour faire une saisie.
Ainsi un responsable dans cet écran a une fonction, le premier écran permet de sélectionner une personne et de lui affecter cette fonction, Il se trouve puisque nous débutons l'instance de la base de données que cette personne n’existe pas encore dans la base il faut par conséquent saisir la personne au préalable et donc aller dans un autre formulaire de saisie de personne (Personnes Morales ou Physique). Plutôt que de devoir remonter tous les menus pour redescendre dans le menu ouvrant le formulaire de création de personne ; un bouton permet de naviguer directement vers ce formulaire. C’est simple mais ceci peut-être déroutant lorsque l’on n’est pas familiarisé avec l’arborescence du logiciel.
Remarque : L'accès direct au formulaire de création/modification/suppression de personnes physique ou morales est dans le Menu Bureautique
++Image "Écran 1 : assitant / ajouter un responsable"++
Ici dans le premier écran nous cliquons sur le bouton ajouter qui lui même ouvre un nouvel écran.
Il faut recliquer sur un bouton ajouter pour arriver à l’écran suivant
Nous pouvons enfin saisir les coordonnées de la personne dans le formulaire de création de personne physique. Qui remontera à l’écran 2 où nous le sélectionnerons puis enfin à l’écran 1 où nous pourrons sélectionner sa fonction.
Nous pouvons fermer l’assistant et commencer les choses sérieuses.
L’assistant nous a permis de régler une majorité de paramètres, il est toutefois possible de faire ce paramétrage en accédant directement aux formulaires adéquats dans le logiciel.
Par exemple la gestion documentaire, le serveur de courrier, et d’autres peuvent être paramétrés dans le menu administration
L’étape 9/17 vue précédemment peut par exemple être paramétrée dans le sous-menu Administration→ Configuration de la Copropriété.
Et ainsi de suite ...
3-1 : Plan Comptable
Pour revenir à notre comptabilité, il y a une étape essentielle à réaliser, c’est la saisie de la nomenclature (celle déjà évoquée dans l’étape 7/17) . Rappelez vous nous avons saisi une année d’exercice (2015) et nous avons dit que nous voulions le plan comptable général français. Heureusement la saisie de cette nomenclature se résume à cliquer sur le bouton "initiaux" dans Financier → Plan Comptable :
Après le clic sur le bouton initiaux nous obtenons :
Ceci remplit notre exercice de la classification prévue dans l’Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires,
Ces comptes sont réglementaires et s’impose dans la comptabilité. La nomenclature se divise en classe :
À noter qu’il n’existe pas de classe 2 et de classe 3 dans ce plan comptable, en effet il n’existe pas d’immobilisation ou de stock dans une copropriété. Tous les dépenses sont réparties entre les copropriétaires dans l’année.
À noter aussi que Diacamma crée un compte 627 ‘Frais des services bancaires’ (une charge dans la classe 6) comme pratiquent beaucoup de syndic professionnels or l’arrêté ne prévoit nullement ce compte. Comme dit l’adage nul n’est parfait.
3-2 : Les propriétaires, les lots, les tantièmes
En premier lieu ce que nous n’avons pas fait dans l’assistant : gérer les personnes.
Ici dans l’hypothèse, nous avions deux lots avec deux copropriétaires dont un est une SCI et l’autre une personne physique. La SCI personne morale est représentée auprès de la copropriété par une personne physique qui a un mandat pour ceci.
Dans le type de structure, Diacamma prévoit les entreprises et les associations ce qui couvre 99,99 % des besoins, ici nous avons une SCI nous allons donc ajouter à titre d'exercice en premier lieu une structure de ce type : Dans Administration ->Configuration des contacts -> onglet Type de Structure.
On ajoute Société Civile Immobilière.
Enfin nous allons pouvoir créer les copropriétaires et les lots
Une façon de faire et d’aller dans un premier temps créer la personne physique ou la personne morale dans : Bureautique -> Personne morale / physiques ; puis d’aller dans la Copropriété -> les copropriétaires et les lots où on affecte les personnes nouvellement créées.
Une autre façon de procéder -celle que nous choisissons- : On peut directement aller dans Copropriété→ les copropriétaires et les lots et saisir les personnes dans les sous-formulaires comme cela a déjà été expliqué précédemment.
Nous arrivons sur un formulaire de saisie de personne (générique ou morale ou physique)
Pour une personne physique sélectionner physique Pour une SCI sélectionner Morale et clic sur ajouter :
Et-cetera. Vous avez compris le principe. Nous nous retrouvons donc avec 4 tiers génériques :
La copropriété, Jeanne W, Marie T représentante de la SCI T.
Pour Jeanne W et la SCI T nous les sélectionnons comme propriétaire et les retrouvons dans l’onglet propriétaires avec tous les états initiaux à zéro euro :
Sur le même menu dans l’onglet Lot nous pouvons affecter leur lot et leur tantième même si comme nous allons le voir ceci ne présente pas d'intérêt dans cet écran :
Pourquoi dans notre exercice ça ne présente pas d'intérêt : Rappelez vous dans notre cas d’école, le règlement de copropriété prévoit des tantièmes différents selon la nature des charges.
Pour ceci nous allons passer dans un autre formulaire : Copropriété→ Catégorie de Charges
Nous ajoutons les répartitions de tantièmes dans ce formulaire pour cela nous ne lions pas la charge au lot :
Pour le fun nous ajoutons au cours de l’exercice une contrainte supplémentaire : le lot 2 a été vendu au cours de l’année 2015 par l’ancien propriétaire (François M) à une nouvelle Propriétaire (Jeanne W).
Je vous laisse faire cet ajout de copropriétaire.
Chapitre 4 : Gestion courante
(note au rédacteur : commenter le bouton "commencer l’exercice" dans Financier → plan comptable)
À ce stage nous pouvons commencer à gérer la copropriété ; nous recevons une facture concernant l’assurance de la copropriété (rappelons qu’il est obligatoire pour tous les syndicats de copropriété de souscrire une assurance). Supposons que la compagnie AWA assurance envoie la facture de l’assurance annuelle de la copropriété d’un montant de 478 €uro.
La première étape s’agissant d’une facture d’un fournisseur va être de créer le tiers :
Dans Financier → Tiers nous allons ajouter une personne morale (le courtier d’assurance) , à ce tiers nous allons lui donner un code correspondant dans la Classe 4 Copropriétaires et tiers - 40 Fournisseurs : 401 Factures parvenues
On peut noter au passage sur cet écran que les propriétaires précédemment créés se retrouvent affecté du code 450 - Copropriétaire individualisé et Si l'assemblée générale en décide la création, les sous-comptes suivants :
Remarque : En fait dans Diacamma vous devez créer ces sous-comptes, Nous avons du faire un choix par défaut, nous incitons les gestionnaires de copropriétés à utiliser les 4 sous comptes 4501, 4502, 4503 & 4504. Ils sont possible et donne plus de clarté à la comptabilité sans rajouter de complexité vu que l'outil génère lui même les principales écritures comptables.
Si vous voulez repasser à un seul compte 450, c'est tout à fait possible également.
Prévoyez un seul compte dans vos fiches tiers de copropriétaire (le 450).
Dans les paramètres de copropriété (menu "Administration > Configuration de copropriété") remplacez par le même compte "450" les 4 paramètres "compte courant de proprietaire par défaut", "compte exceptionnel de proprietaire par défaut", "compte d'avance de proprietaire par défaut" et "compte de prêt de proprietaire par défaut".
Poursuivons avec la saisie de la facture dans la comptabilité :
Dans le menu : Copropriété → les dépenses :
Nous avons un écran initialement vierge. Nous ajoutons une dépense (clic ajouter) :
Le formulaire d’ajout de dépense :
(attention je rédige ce document de stage en 2016 or notre exercice porte sur 2015, il est donc nécessaire de tricher sur la date en saisissant 2015.)
Dans le type de dépense nous sélectionnons dépense (trivial) mais attention pour un remboursement on peut sélectionner avoir de dépense.
Dans le formulaire de détail, nous sélectionnons les catégories de charges ‘Charge commune’ que nous avons défini pour tantièmes affectés aux lots dans Catégorie de charge
le compte affecté est une prime d’assurance (616)
et enfin le prix à payer 478 €uros
Nous avons au final la dépense dans l’écran à l’état initial. Il est à remarquer que nous avons un bouton validée pour valider la dépense (activons ce bouton car nous sommes sûr et certain de notre coup):
Maintenant, faisons une pause et observons ce qui s’est passé dans le système. Pour cela ouvrons en premier le grand livre Dans le menu Financier → Grand Livre :
L’assureur a envoyé au syndicat une facture pour un montant de 478€ que nous avons saisi en dépense dans le système.
L’opération s'est inscrite deux fois automatiquement dans le système:
C’est ce dont nous parlions en préambule : la comptabilité en partie double .
4-2 le règlement des dépenses
Supposons que le syndicat règle cette dette vis à vis de son assureur (dans la réalité le syndicat n’ayant pas encaissé d’appel de fond, son compte bancaire doit être vide, mais nous allons considérer temporairement que le syndicat a un droit de découvert à la banque (Le banquier sera tout content car vous devrez lui verser des agios en contrepartie !)
Nous allons revenir dans le menu : Copropriété -> Les Dépenses
L'écran des dépense s'affiche, nous choisissons d'afficher celles validées (ici nous avons notre dépense d'assurance :
nous sélectionnons la dépense concernée (clic sur la ligne qui passe en grisée) puis on clique sur le bouton Editer, un nouveau formulaire s'ouvre :
Dans cet écran nous voyons qu'il est subdivisé en deux parties : une haute et une en bas. Celle du bas concerne les règlements.
Pour saisir le règlement nous cliquons sur le bouton Ajouter (un règlement)
Nous saisissons les différents éléments du règlement dont le mode de paiement (espèce, chèque, virement, etc...) et on clique sur le bouton OK.
Nous revenons à l'écran précédent où figure le règlement :
Faisons une nouvelle pause et regardons ce qui s'est passé dans le système, Nous pouvons comme précédemment aller regarder le grand livre (je vous laisse le faire), ici je change et je vais regarder les écriture comptable dans le menu : financier -> écritures comptables :
Ce que nous voyons dans cet écrans ce sont les écritures réalisés par le système, comme auparavant nous avons la dépense avec l'écriture en double : 478€ en crédit de l'assureur (compte 401) et 478€ en débit sur notre compte charge -prime d'assurance (616). En plus nous avons le règlement de la dépense : une ligne débit pour notre assureur (compte 401) de 478€ et une ligne crédit pour la banque (compte 512).
Il est à remarquer que la dette de l'assureur est éteinte puisque il est une fois en crédit puis une fois en débit. il nous reste une dette vis à vis de la banque de 478€ .
4-3 les appels de fond aux copropriétaires
Il est temps de réclamer de l'argent aux copropriétaires en fonction de leur quote-part, ne serait-ce que pour éteindre le découvert à la banque.
Pour cela nous procédons à un appel de fond auprès des copropriétaires dans le menu : Copropriété -> Les appels de Fonds
L'écran des appels de fond est vierge au départ, nous cliquons sur le bouton "ajouter" :
Il s'agit des charges courante et non exceptionnelle, Ok puis :
Nous pouvons ajouter un appel (clic sur le bouton "ajouter") :
Nous entrons dans le détail :
Nous sélectionnons l'ensemble réparti des tantièmes concerné (ici il s'agissait des lot réparti en 475/525, charge commune) , saisissons le montant de l'appel à répartir entre copropriétaire puis OK
Tant que l'appel de fond est en création, une seule ligne est affiché, une fois cet appel validé nous obtenons la répartition entre les copropriétaires :
Nous voyons que la totalité de l'appel de fond 478€ a été réparti aux tantièmes des charges commune 475/525. Ce processus s'est fait automagiquement entre les copropriétaires soit respectivement 227,05€ et 250,95€
Pour chaque copropriétaire (une ligne) nous pouvons imprimer dans un fichier PDF l'appel de fond à envoyer au copropriétaire.
4-4 : le règlement des appels de fond
Les étapes successives pour encaisser le règlement des appels de fond sont similaire dans l'ergonomie du logiciel aux étapes que nous avons vu dans le règlement des dépenses.
Ainsi dans le Menu-> Appels de fond :
le bouton "Editer" sur une ligne ouvre un formulaire à deux parties : un haut un bas, dans la partie basse on clique ajouter pour ajouter un règlement d'appel de fond.
nous obtenons le détail à saisir :
Une fois l'enregistrement du règlement fait nous pouvons valider et passer à l'état fini de l'appel de fond pour ce copropriétaire.
4-5 : l'état des copropriétaires
Dans le Menu Copropriété -> Les Propriétaires et les lots Vous pouvez imprimer différents documents. Soit sur le premier écran une fiche synthétique pour l'ensemble des copropriétaires, soit en sélectionnant un copropriétaire [clic sur une ligne propriétaire puis bouton Editer] une fiche détaillée le concernant.
Conclusion sur l'exercice
Voilà, l'exercice est fini, Vous devez savoir prendre en main le logiciel Diacamma Syndic et vous avez acquis quelques connaissances dans les grandes lignes sur la gestion comptable de la copropriété.
Pour autant il reste à voir des sujets importants qui seront traités dans d'autres documents (car il faut bien finir celui-ci)
Ces sujets sont:
Rendez vous pour de nouvelles péripéties dans ces autres sujets
Auparavant rappelons ce qu’est une comptabilité pour le syndicat des copropriétaires.
Elle est tenue par le Syndic (probablement bénévole dans votre situation) pour le compte du syndicat des copropriétaires.
La comptabilité organise toutes les données financières de la copropriété par enregistrement de toutes les opérations financières et en présentant une synthèse à partir de ces enregistrements.
Elle permet ainsi de tracer tous les fonds dans les mains du syndicat.
Elle permet de donner des informations aux copropriétaires (notamment lors des assemblées) mais aussi aux tiers (fournisseurs, banques) et l’État (service fiscaux, tribunaux,…)
Pour les petites copropriétés, il était d’usage de tenir une comptabilité de trésorerie, où on inscrivait uniquement les évènements ayant une répercussion financière pour la copropriété. Essentiellement le paiement des factures et l’encaissement des fonds des copropriétaires
Depuis 2007, la législation oblige à tenir une comptabilité d’engagement.
La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer toutes les opérations telles que la réception d’une facture d’un fournisseur, le paiement de la facture au fournisseur, l’envoi des appels de fond aux copropriétaire, le règlement des appels de fond par les copropriétaires etc...
Cette comptabilité permet de voir les engagements pris par le syndicat des copropriétaires. La normalisation permet des comparaisons faciles entre exercices d’une année sur l’autre, voire entre copropriétés.
Le grand principe de la comptabilité d'une copropriété est qu’elle doit être en partie double.
Chaque opération est inscrite deux fois : une fois au débit d'un compte et une fois au crédit d'un autre compte. Pour ces deux écritures, la somme inscrite au débit doit être égale à celle inscrite au crédit. Dans ce manuel d’introduction à l’utilisation du logiciel Diacamma, nous verrons progressivement des exemples de ces écritures.
Pour avancer succinctement sur le logiciel, voici les grands traits qu’il est capable de gérer :
- La gestion comptable inhérent aux appels de fonds. Les appels de fonds doivent systématiquement données lieu à une écriture comptable. Une régularisation des répartitions des charges, effectué en fin d'exercice, permet d'assurer la cohérence entre l'estimation initial et le réel effectué.
- Double comptabilité: 'la gestion courante' et 'les travaux et opérations exceptionnels'. La gestion courant devant être équilibré chaque année. Les travaux et opérations exceptionnels pouvant s’étaler sur plusieurs années, nécessitant des provisions et des avances de trésoreries.
- La présentation de rapports spécifiques standards.
Le logiciel dans sa version V 2.1 rév 4 dispose des fonctionnalités suivantes :
- Un assistant de configuration : à la création d'une nouvelle instance de Diacamma, un ensemble d'écran de configuration vous est proposé pour vous aider à configurer votre logiciel.
- organisation de la fiche "copropriétaire" afin de séparer les situations des dépenses courantes et exceptionnelles.
- Génération automatique de compte analytique par catégories de charges.
- Opération de ventilation du résultat en clôture d'exercice.
- Une action manuelle permet de regenérer la comptabilité aux règles de la réglementation française. Attention: cette action est irréversible, il est important de vérifier avant votre plan comptable (voir Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires) et de contrôler vos appels de fonds et vos dépenses.Nous recommandons d'effectuer une archive pour pouvoir revenir au point précédent en cas de problème
- Possibilité de créer un budget prévisionnel soit lié à un exercice comptable soit à une comptabilité analytique. Une colonne supplémentaire "budget" apparaît dans le compte de résultat correspondant. Chaque catégorie de charge ont leur propre budget prévisionnel : fonctionnalité en lien à la mise en conformité de Diacamma Syndic rev 4
- Quatre outils de rapport de copropriété vous sont proposés:
- État financier
- Compte de gestion générale
- Compte de gestion pour opérations courantes
- Compte de gestion pour opérations exceptionnels
- il en manque un cinquième, mais nul doute que les développeurs du logiciel travaillent d’arrache-pied pour fournir ce dernier état.
- Recherche/filtrage sensible à la case depuis plusieurs fonctionnalités du logiciel:
- Dépôts de chèque
- Ajout d'un tiers dans une facture
- Liste et impression des contacts physiques
- Impression des listes de tiers.
Chapitre 1 – Lancement de l’instance
Dans ce manuel, nous vous proposons de prendre en main le logiciel par l ‘exemple.
Ici, nous allons créer une instance de Diacamma Syndic pour gérer une hypothétique copropriété.
Hypothèse de départ de notre exemple :
- Nous ferons débuter cette copropriété au 1er janvier 2015 avec un exercice du premier janvier 2015 au 31 décembre 2015.
- Par hypothèse, cette copropriété créée au 1er janvier 2015 n’a pas de report (ou d’a-nouveaux) en début d’exercice 2015. Pour ceux qui débutent le logiciel alors que la comptabilité existait auparavant, ils pourront utilement se reporter à la documentation sur la fin d’exercice 2015 et report sur l’année 2016 pour instancier leur copropriété avec des reports de l’année précédente.
- Cette hypothétique copropriété est composée de deux lots répartis entre deux copropriétaires. Les tantièmes varieront selon le règlement de copropriété :
- les charges générales : 425/575 (total 1000)
- pour les charges sur le gros œuvre des parties communes : 377/623 (total 1000)
- pour les charges sur la mitoyenneté entre les lots (murs…) : 500/500 (total 1000)
- enfin pour les charges incombant uniquement à un copropriétaire réglées par le syndicat nous créerons une répartition de charges à 100 % pour chaque lot : lot 1 → 1000/0 et lot 2 → 0/1000
Nous considérons que vous avez installé le logiciel selon le mode d’emploi ad-hoc que vous avez trouvé sur le site de Diacamma et que vous avez créé une instance de copropriété dans l’installeur Lucterios que vous pouvez nommer Exercice1 . Si tel n’est pas le cas revenez aux documents initiaux d’installation de Diacamma.
Vous avez lancé l’instance du logiciel et vous vous retrouvez dans l’interface web avec votre client navigateur préféré (firefox, Google Chrome, Safari, Edge, etc...)
L’écran d'ouverture est comme celui-ci :
++image "Accueil général"++
Quelques mots sur cet écran :
- Un bandeau vertical à droite avec des informations synthétiques sur la copropriété
- Un bandeau noir horizontal avec 3 boutons
- le bouton rafraichir : permet de rafraîchir la page comme son nom l’indique et d’avoir les données ajustées selon la dernière saisie
- le bouton à propos (je vous laisse regarder)
- le bouton aide : aide précieuse mais malheureusement incomplète
- un autre bandeau horizontal comportant 5 onglets de couleur grise qui vous permettra de naviguer entre les différentes fonctionnalités du logiciel. Lorsque un onglet est actif la teinte grise est différente. Un seul onglet peut-être actif à la fois
Au début s’ouvre un assistant comportant 17 étapes de configuration de la copropriété (rassurez vous c’est rapide et indispensable une seule fois). Une fois la configuration de la copropriété réalisée nous pourrons nous en passer, mais pour débuter c’est une bonne option même si la configuration peut être réalisée en allant directement dans les onglets gris adéquat. Toutefois l'assistant vous guidera dans les étapes successives, même si, vous le verrez, nous en omettrons volontairement certaines.
- Commençons par la première étape 2/17 : les coordonnées
Il s’agit simplement des coordonnées de la copropriété.
Pour modifier il suffit de cliquer sur le bouton bleu en bas du formulaire, nous rentrons dans un formulaire éditable que l’on valide en cliquant sur le bouton OK.
- Étape 3/17 : sélectionnez plan comptable Français (c’est ce que nous voulions à priori pour la comptabilité de la copropriété)
- Étape 4/17 : Saisir un exercice annuel
Selon notre hypothèse de départ nous allons saisir l’exercice de début de 2015, en cliquant sur le bouton ajouter.
Remarque : un seul exercice peut-être actif à la fois.
- Étape 5/17 : il s’agit des libellés des journaux, à priori rien à ajouter ou modifier. Nous passons cette étape.
- Étape 6/17 : quelques paramètres sur le compte de caisse, les frais bancaires et un message de courriel par défaut. Rien à modifier. Nous passons cette étape
- Étape 7/17 : saisi du compte bancaire du syndicat :
Dans cette étape on peut saisir les comptes bancaires. Comme code comptable, on ne peut, à priori selon la nomenclature des comptes de l’Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, que saisir des codes dans la classe 5 :
Comptes financiers
- 50 Fonds placés :
- 501 Compte à terme
- 502 Autre compte
- 51 Banques, ou fonds disponibles en banque pour le syndicat :
- 512 Banques
- 514 Chèques postaux
- 53 Caisse.
Nous reviendrons plus avant sur cette nomenclature des comptes qui est fondamentale dans la comptabilité du syndicat. À noter qu’il n’existe pas dans la nomenclature de code pour les frais bancaires et qu’il n’est pas permis d’en créer de nouveau sauf en subdivisant un code. Par exemple, même si beaucoup de syndic professionnel créent pour les frais bancaires le code 627 dans la classe « 62 Frais d'administration et honoraires » ce n’est pas permis, par contre il est permis de subdiviser des codes existant par exemple « 623 Rémunérations de tiers intervenants » en 623001 : frais d’avocat.
- Étape 8/17 : concerne les moyens de paiement pour les règlement à distance. Dans l’immédiat nous ne proposons pour l’exemple que les chèques ou le dépôt de cash, donc nous allons passer cet écran.
- Étape 9/17 : concerne l’édition de la nomenclature de différents comptes (450 Copropriétaire individualisé et subdivision, compte d’avance etc.) nous pouvons laisser les valeurs par défaut.
- Étape 10/17 : configuration des contacts. Permet de donner des libellés à des fonctions (président, syndic) à noter la possibilité d’importer une liste de contact si vous avez celle-ci en format CSV. Pour l’exemple nous passons.
- Étape 11/17 : Responsables . À priori on peut saisir la personne qui fait office de syndic.
Ce qui est surtout intéressant dans cette étape, ce sont les écrans successifs pour ajouter une personne, qui reflètent l’ergonomie générale du logiciel Diacamma : Souvent lors de la saisie d’écriture nous aurons à parcourir une arborescence plus ou moins compliquée pour faire une saisie.
Ainsi un responsable dans cet écran a une fonction, le premier écran permet de sélectionner une personne et de lui affecter cette fonction, Il se trouve puisque nous débutons l'instance de la base de données que cette personne n’existe pas encore dans la base il faut par conséquent saisir la personne au préalable et donc aller dans un autre formulaire de saisie de personne (Personnes Morales ou Physique). Plutôt que de devoir remonter tous les menus pour redescendre dans le menu ouvrant le formulaire de création de personne ; un bouton permet de naviguer directement vers ce formulaire. C’est simple mais ceci peut-être déroutant lorsque l’on n’est pas familiarisé avec l’arborescence du logiciel.
Remarque : L'accès direct au formulaire de création/modification/suppression de personnes physique ou morales est dans le Menu Bureautique
++Image "Écran 1 : assitant / ajouter un responsable"++
Ici dans le premier écran nous cliquons sur le bouton ajouter qui lui même ouvre un nouvel écran.
Il faut recliquer sur un bouton ajouter pour arriver à l’écran suivant
Nous pouvons enfin saisir les coordonnées de la personne dans le formulaire de création de personne physique. Qui remontera à l’écran 2 où nous le sélectionnerons puis enfin à l’écran 1 où nous pourrons sélectionner sa fonction.
- Étape 12/17 : Les propriétaires. Ici c’est pareil dans l’ergonomie du logiciel. Comme nous avons notre base vide il nous faut descendre dans l’arborescence pour ajouter les personnes physiques ou morales pour ensuite les seléctionner comme propriétaires. Je vous propose de laisser tomber cette étape par l’assistant compte tenu de la complexité des enchaînements qui ne peut pas manquer de faire des bugs. Nous procéderons ultérieurement au chapitre ‘3-2 -les propriétaires, les lots, les tantièmes’ à la saisie des propriétaires par le biais des écrans d’accès directs.
- Étape 13/17 : les lots . Idem, comme nous n’avons pas encore saisi les personnes dans l’étape précédente nous ne pouvons pas saisir les lots et les affecter à des personnes physiques ou morales.
- Étape 14/17 : Les catégories de charges. Il sera plus simple de les initialiser ultérieurement pour les mêmes raisons.
- Étape 15/17 : Paramètres de courrier. Nous verrons ceci dans un mode d’emploi avancé
- Étape 16/17 : paramètres pour la gestion documentaire.
- Étape 17/17 : ce sont des paramètres qui serviront si vous décidez d’ouvrir un intranet à vos copropriétaires ou bien de déléguer la saisie des écritures. Pour l’instant vous prenez en mains le logiciel et il est un peu prématuré de s’avancer à déléguer plus avant ou d’ouvrir l’accès de votre logiciel.
Nous pouvons fermer l’assistant et commencer les choses sérieuses.
L’assistant nous a permis de régler une majorité de paramètres, il est toutefois possible de faire ce paramétrage en accédant directement aux formulaires adéquats dans le logiciel.
Par exemple la gestion documentaire, le serveur de courrier, et d’autres peuvent être paramétrés dans le menu administration
L’étape 9/17 vue précédemment peut par exemple être paramétrée dans le sous-menu Administration→ Configuration de la Copropriété.
Et ainsi de suite ...
3-1 : Plan Comptable
Pour revenir à notre comptabilité, il y a une étape essentielle à réaliser, c’est la saisie de la nomenclature (celle déjà évoquée dans l’étape 7/17) . Rappelez vous nous avons saisi une année d’exercice (2015) et nous avons dit que nous voulions le plan comptable général français. Heureusement la saisie de cette nomenclature se résume à cliquer sur le bouton "initiaux" dans Financier → Plan Comptable :
Après le clic sur le bouton initiaux nous obtenons :
Ceci remplit notre exercice de la classification prévue dans l’Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires,
Ces comptes sont réglementaires et s’impose dans la comptabilité. La nomenclature se divise en classe :
- Classe 1 : Provisions, avances, subventions et emprunts
- Classe 4 : Copropriétaires et tiers
- Classe 5 : Comptes financiers (notamment les comptes bancaires, la caisse en cash,)
- Classe 6 : Comptes de charges ( ce sont les dépenses de la copropriété pour entretenir, réparer l’immeuble, maintenir les biens en bon état etc...)
- Classe 7 : Comptes de produits ( ce sont les rentrées financières du syndicat : appel de fond, intérêt financier, subventions).
À noter qu’il n’existe pas de classe 2 et de classe 3 dans ce plan comptable, en effet il n’existe pas d’immobilisation ou de stock dans une copropriété. Tous les dépenses sont réparties entre les copropriétaires dans l’année.
À noter aussi que Diacamma crée un compte 627 ‘Frais des services bancaires’ (une charge dans la classe 6) comme pratiquent beaucoup de syndic professionnels or l’arrêté ne prévoit nullement ce compte. Comme dit l’adage nul n’est parfait.
3-2 : Les propriétaires, les lots, les tantièmes
En premier lieu ce que nous n’avons pas fait dans l’assistant : gérer les personnes.
Ici dans l’hypothèse, nous avions deux lots avec deux copropriétaires dont un est une SCI et l’autre une personne physique. La SCI personne morale est représentée auprès de la copropriété par une personne physique qui a un mandat pour ceci.
Dans le type de structure, Diacamma prévoit les entreprises et les associations ce qui couvre 99,99 % des besoins, ici nous avons une SCI nous allons donc ajouter à titre d'exercice en premier lieu une structure de ce type : Dans Administration ->Configuration des contacts -> onglet Type de Structure.
On ajoute Société Civile Immobilière.
Enfin nous allons pouvoir créer les copropriétaires et les lots
Une façon de faire et d’aller dans un premier temps créer la personne physique ou la personne morale dans : Bureautique -> Personne morale / physiques ; puis d’aller dans la Copropriété -> les copropriétaires et les lots où on affecte les personnes nouvellement créées.
Une autre façon de procéder -celle que nous choisissons- : On peut directement aller dans Copropriété→ les copropriétaires et les lots et saisir les personnes dans les sous-formulaires comme cela a déjà été expliqué précédemment.
Nous arrivons sur un formulaire de saisie de personne (générique ou morale ou physique)
Pour une personne physique sélectionner physique Pour une SCI sélectionner Morale et clic sur ajouter :
Et-cetera. Vous avez compris le principe. Nous nous retrouvons donc avec 4 tiers génériques :
La copropriété, Jeanne W, Marie T représentante de la SCI T.
Pour Jeanne W et la SCI T nous les sélectionnons comme propriétaire et les retrouvons dans l’onglet propriétaires avec tous les états initiaux à zéro euro :
Sur le même menu dans l’onglet Lot nous pouvons affecter leur lot et leur tantième même si comme nous allons le voir ceci ne présente pas d'intérêt dans cet écran :
Pourquoi dans notre exercice ça ne présente pas d'intérêt : Rappelez vous dans notre cas d’école, le règlement de copropriété prévoit des tantièmes différents selon la nature des charges.
- les charges générales : 425/575 (total 1000)
- pour les charges sur le gros œuvre des parties communes : 377/623 (total 1000)
- pour les charges sur la mitoyenneté entre les lots (murs…) : 500/500 (total 1000)
- enfin pour les charges incombant uniquement à un copropriétaire réglées par le syndicat nous créerons une répartition de charges à 100 % pour chaque lot : lot 1 → 1000/0 et lot 2 → 0/1000
Pour ceci nous allons passer dans un autre formulaire : Copropriété→ Catégorie de Charges
Nous ajoutons les répartitions de tantièmes dans ce formulaire pour cela nous ne lions pas la charge au lot :
Pour le fun nous ajoutons au cours de l’exercice une contrainte supplémentaire : le lot 2 a été vendu au cours de l’année 2015 par l’ancien propriétaire (François M) à une nouvelle Propriétaire (Jeanne W).
Je vous laisse faire cet ajout de copropriétaire.
Chapitre 4 : Gestion courante
- En résumé, arrivé ici nous avons notre copropriété, le syndic, nos copropriétaires, leurs lots affectés des tantièmes différents grâce aux catégories de charges. Nous avons initialisé l’exercice 2015 avec la nomenclature du plan comptable.
(note au rédacteur : commenter le bouton "commencer l’exercice" dans Financier → plan comptable)
À ce stage nous pouvons commencer à gérer la copropriété ; nous recevons une facture concernant l’assurance de la copropriété (rappelons qu’il est obligatoire pour tous les syndicats de copropriété de souscrire une assurance). Supposons que la compagnie AWA assurance envoie la facture de l’assurance annuelle de la copropriété d’un montant de 478 €uro.
La première étape s’agissant d’une facture d’un fournisseur va être de créer le tiers :
Dans Financier → Tiers nous allons ajouter une personne morale (le courtier d’assurance) , à ce tiers nous allons lui donner un code correspondant dans la Classe 4 Copropriétaires et tiers - 40 Fournisseurs : 401 Factures parvenues
- Ce qui donne dans l’écran des tiers :
On peut noter au passage sur cet écran que les propriétaires précédemment créés se retrouvent affecté du code 450 - Copropriétaire individualisé et Si l'assemblée générale en décide la création, les sous-comptes suivants :
- 450-1 Copropriétaire - budget prévisionnel
- 450-2 Copropriétaire - travaux de l'article 14-2 de la loi susvisée et opérations exceptionnelles
- 450-3 Copropriétaire - avances
- 450-4 Copropriétaire – emprunts
Remarque : En fait dans Diacamma vous devez créer ces sous-comptes, Nous avons du faire un choix par défaut, nous incitons les gestionnaires de copropriétés à utiliser les 4 sous comptes 4501, 4502, 4503 & 4504. Ils sont possible et donne plus de clarté à la comptabilité sans rajouter de complexité vu que l'outil génère lui même les principales écritures comptables.
Si vous voulez repasser à un seul compte 450, c'est tout à fait possible également.
Prévoyez un seul compte dans vos fiches tiers de copropriétaire (le 450).
Dans les paramètres de copropriété (menu "Administration > Configuration de copropriété") remplacez par le même compte "450" les 4 paramètres "compte courant de proprietaire par défaut", "compte exceptionnel de proprietaire par défaut", "compte d'avance de proprietaire par défaut" et "compte de prêt de proprietaire par défaut".
Poursuivons avec la saisie de la facture dans la comptabilité :
Dans le menu : Copropriété → les dépenses :
Nous avons un écran initialement vierge. Nous ajoutons une dépense (clic ajouter) :
Le formulaire d’ajout de dépense :
(attention je rédige ce document de stage en 2016 or notre exercice porte sur 2015, il est donc nécessaire de tricher sur la date en saisissant 2015.)
Dans le type de dépense nous sélectionnons dépense (trivial) mais attention pour un remboursement on peut sélectionner avoir de dépense.
Dans le formulaire de détail, nous sélectionnons les catégories de charges ‘Charge commune’ que nous avons défini pour tantièmes affectés aux lots dans Catégorie de charge
le compte affecté est une prime d’assurance (616)
et enfin le prix à payer 478 €uros
Nous avons au final la dépense dans l’écran à l’état initial. Il est à remarquer que nous avons un bouton validée pour valider la dépense (activons ce bouton car nous sommes sûr et certain de notre coup):
Maintenant, faisons une pause et observons ce qui s’est passé dans le système. Pour cela ouvrons en premier le grand livre Dans le menu Financier → Grand Livre :
L’assureur a envoyé au syndicat une facture pour un montant de 478€ que nous avons saisi en dépense dans le système.
L’opération s'est inscrite deux fois automatiquement dans le système:
- Une fois en débit pour le syndicat dans son compte 616 primes d'assurance, à savoir que le syndicat est redevable d’une somme de 478€ correspondant à une charge pour le syndicat.
- Une fois en crédit pour un fournisseur sur le compte 401, Fournisseurs - Facture parvenue.
C’est ce dont nous parlions en préambule : la comptabilité en partie double .
4-2 le règlement des dépenses
Supposons que le syndicat règle cette dette vis à vis de son assureur (dans la réalité le syndicat n’ayant pas encaissé d’appel de fond, son compte bancaire doit être vide, mais nous allons considérer temporairement que le syndicat a un droit de découvert à la banque (Le banquier sera tout content car vous devrez lui verser des agios en contrepartie !)
Nous allons revenir dans le menu : Copropriété -> Les Dépenses
L'écran des dépense s'affiche, nous choisissons d'afficher celles validées (ici nous avons notre dépense d'assurance :
nous sélectionnons la dépense concernée (clic sur la ligne qui passe en grisée) puis on clique sur le bouton Editer, un nouveau formulaire s'ouvre :
Dans cet écran nous voyons qu'il est subdivisé en deux parties : une haute et une en bas. Celle du bas concerne les règlements.
Pour saisir le règlement nous cliquons sur le bouton Ajouter (un règlement)
Nous saisissons les différents éléments du règlement dont le mode de paiement (espèce, chèque, virement, etc...) et on clique sur le bouton OK.
Nous revenons à l'écran précédent où figure le règlement :
Faisons une nouvelle pause et regardons ce qui s'est passé dans le système, Nous pouvons comme précédemment aller regarder le grand livre (je vous laisse le faire), ici je change et je vais regarder les écriture comptable dans le menu : financier -> écritures comptables :
Ce que nous voyons dans cet écrans ce sont les écritures réalisés par le système, comme auparavant nous avons la dépense avec l'écriture en double : 478€ en crédit de l'assureur (compte 401) et 478€ en débit sur notre compte charge -prime d'assurance (616). En plus nous avons le règlement de la dépense : une ligne débit pour notre assureur (compte 401) de 478€ et une ligne crédit pour la banque (compte 512).
Il est à remarquer que la dette de l'assureur est éteinte puisque il est une fois en crédit puis une fois en débit. il nous reste une dette vis à vis de la banque de 478€ .
4-3 les appels de fond aux copropriétaires
Il est temps de réclamer de l'argent aux copropriétaires en fonction de leur quote-part, ne serait-ce que pour éteindre le découvert à la banque.
Pour cela nous procédons à un appel de fond auprès des copropriétaires dans le menu : Copropriété -> Les appels de Fonds
L'écran des appels de fond est vierge au départ, nous cliquons sur le bouton "ajouter" :
Il s'agit des charges courante et non exceptionnelle, Ok puis :
Nous pouvons ajouter un appel (clic sur le bouton "ajouter") :
Nous entrons dans le détail :
Nous sélectionnons l'ensemble réparti des tantièmes concerné (ici il s'agissait des lot réparti en 475/525, charge commune) , saisissons le montant de l'appel à répartir entre copropriétaire puis OK
Tant que l'appel de fond est en création, une seule ligne est affiché, une fois cet appel validé nous obtenons la répartition entre les copropriétaires :
Nous voyons que la totalité de l'appel de fond 478€ a été réparti aux tantièmes des charges commune 475/525. Ce processus s'est fait automagiquement entre les copropriétaires soit respectivement 227,05€ et 250,95€
Pour chaque copropriétaire (une ligne) nous pouvons imprimer dans un fichier PDF l'appel de fond à envoyer au copropriétaire.
4-4 : le règlement des appels de fond
Les étapes successives pour encaisser le règlement des appels de fond sont similaire dans l'ergonomie du logiciel aux étapes que nous avons vu dans le règlement des dépenses.
Ainsi dans le Menu-> Appels de fond :
le bouton "Editer" sur une ligne ouvre un formulaire à deux parties : un haut un bas, dans la partie basse on clique ajouter pour ajouter un règlement d'appel de fond.
nous obtenons le détail à saisir :
Une fois l'enregistrement du règlement fait nous pouvons valider et passer à l'état fini de l'appel de fond pour ce copropriétaire.
4-5 : l'état des copropriétaires
Dans le Menu Copropriété -> Les Propriétaires et les lots Vous pouvez imprimer différents documents. Soit sur le premier écran une fiche synthétique pour l'ensemble des copropriétaires, soit en sélectionnant un copropriétaire [clic sur une ligne propriétaire puis bouton Editer] une fiche détaillée le concernant.
Conclusion sur l'exercice
Voilà, l'exercice est fini, Vous devez savoir prendre en main le logiciel Diacamma Syndic et vous avez acquis quelques connaissances dans les grandes lignes sur la gestion comptable de la copropriété.
Pour autant il reste à voir des sujets importants qui seront traités dans d'autres documents (car il faut bien finir celui-ci)
Ces sujets sont:
- les journaux et rapports notamment les documents à présenter à l’assemblée générale, Les annexes
- La clôture d’exercice et les reports (à-nouveau)
- Nouvel exercice annuel et budget prévisionnel
Rendez vous pour de nouvelles péripéties dans ces autres sujets