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Gestion des acomptes il y a 6 ans 6 mois #1875

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Bonjour,

Est-ce qu'il est possible de gérer la facturation d'acompte ? J'entends pas là, pouvoir éditer un document "facture d'acompte" comme une facture classique (avec qui elle partage la même séquence de numérotation). Et par la suite, pouvoir sur la facture définitive reprendre les acomptes déjà versés et le solde.

J'ai essayé ceci :
- J'ai créé un devis avec mes articles et l'ai validé
- J'ai créé une facture avec un article générique ACOMPTE et en désignation, j'ai remplacé par "1er acompte de x% du devis A-X". Jusqu'ici pas trop de souci. A part modifier, le modèle d'impression pour forcer le titre "facture d'acompte", je suis content.

- Ensuite, j'ai voulu créer une facture définitive en partant du devis. Là, je me suis rendu compte que le bouton >Facture effectuait une transformation et non une copie, i.e. que le devis était perdu. Mettons cela à part pour l'instant, j'ai donc créé une facture à la main en reprenant tous les éléments du devis. Pour "lier les acomptes versés", j'ai tenté d'ajouter un article ACOMPTE avec un prix négatif mais ça n'est pas possible. Du coup, je ne sais pas comment générer une facture de solde avec les acomptes déjà versés.

Par ailleurs, niveau comptabilité, l'acompte versé doit aller en 4191 "Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ", ce qui n'est pas possible car un article ne peut être lié qu'à un compte de classe 7.

Néanmoins, en levant les contraintes relevées (articles lié à un compte 4191 et possibilité d'un prix négatif), en validant la facture définitive, ça devrait produire une écriture de ce genre (avec un acompte à 50%) :
411 60
7xx 100
TVA20 20
4191 50
TVA20 10

Ce qui ne serait pas si mal à mon avis.

Si ça peut-être pris nativement en compte, ça serait le top du top bien sûr.

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Gestion des acomptes il y a 6 ans 6 mois #1941

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Bonjour,

Désolé de ne pas avoir répondu à ce message ;)

Diacamma Asso n'a pas été pensé comme un logiciel commercial "complet" mais seulement comme un outil permettant la simplification de gestion pour le milieu associatif.

Nous sommes donc parti du principe que si un 'devis' était accepté, nous aurons tôt ou tard une facture à réaliser pour ce client.
Et donc, dans cette logique, un 'devis' peut générer une facture: le devis est alors archivé et une nouvelle facture correpondante et similaire est créée.
Cette facture peut alors être validée et alors on peut saisir un règlement partiel ou total (d'où, ici, la notion d'accompte).

Ce flux d'enchainement de la facturation a été choisi par simplification en considérant que la commande et la facturation d'un act associatif sont majoritairement des actions se réalisant directement, sans démarche accompte complexe.

De plus, la notion comptable qui en découle a été également voulut des plus simple afin qu'elle soit accessible au novice en comptabilité.
Déjà qu'un grand nombre des utilisateurs se perdent dans les configurations de Diacamma, imaginez si nous devions ajouter la notion de "clients - avances et accomptes"

Pouvez vous expliquer l'activité associative que vous avez qui vous demande d'avoir une démarche commercial et comptable aussi fine et complexe ?
De plus, vous êtes sujetis à la TVA, ce qui induit une démarche commerciale concurentielle.
Votre activité semble plus s'apparenté à une PME plus qu'une association de bénévole, je me trompe?

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Laurent
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Gestion des acomptes il y a 6 ans 6 mois #1944

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Merci pour votre réponse.

Nous sommes une association 100% bénévole qui du fait de sa croissance est venue se positionner en concurrence sur un marché de niche actuellement (dans l'évènementiel) et à due apprendre sur le tas la comptabilité d'entreprise.

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Gestion des acomptes il y a 6 ans 6 mois #1949

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Bonjour,

Suite à votre explication, une idée d'évolution me viens à l'esprit, je vous l'expose et vous me direz si cela correspondrait à votre besoin.
  1. On réalise un devis comme actuellement.
  2. Au moment où le client valide par un accompte ce devis, on clique sur "En commande":*
    • Le devis courant s'archive.
    • Un nouveau document "facture en commande" est créé avec le même contenu que le devis (mais modifiable).
    • A la validation de cette "facture en commande" on peut saisir un règlement partiel ou total. On peut également saisir d'autres règlements évetuelles ensuite sur cette élément.
    • En comptabilié, les règlements sont associés à ce client sous un compte spécifique paramètrable (ex: 4191).
  3. On finalise la facture:
    • Depuis la "facure en commande" on peut cliquer sur "facturer"
    • La "facture en commande" s'archive alors à son tour
    • Une nouvelle "facture" est créée avec le même contenu que précédement (également modifiable)
    • Comme actuellement, à la validation on peut saisir optionnellement un règlement.
    • En comptabilité, on retrouve l'écriture de facture, l'écriture éventuel de réglement ainsi qu'une écriture de réaffectation du/des règlement(s) d'accompte(s) sur le bon compte client (transfère 4191 -> 410)
De plus, chaque pièce commercial (devis, facture en commande et facture) pourrait avoir un lien avec la pièce d'origine afin de pouvoir suivre l'évolution.

Reste à déterminer ce que l'on fait si l'on souhaite annuler cette "facture en commande" (le client reviens sur sa commande mais à déposé un accompte).

Est-ce que ce comportement pourrait correspondre à votre besoin ?
Par contre, ce n'est pour l'instant qu'une idée et je ne peux pas vous annoncer actuellement de planing.

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Laurent
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Gestion des acomptes il y a 6 ans 6 mois #1960

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Bonjour,

Je réponds avec un peu de retard car j'ai voulu murir ma réflexion.
Facture en commande, pour moi c'est une facture d'acompte et je ne vois pas l'intérêt de mettre un autre nom (je pense que n'importe qui sait ce qu'est un acompte).
Vu que vous proposez l'idée de conserver un lien entre documents, est-il possible de prévoir une zone sur un devis validé qui afficherait les autres documents liés et qui permettrait alors d'ajouter une facture ou une facture d'acompte. Seule la création d'une facture archive le devis comme actuellement. Il n'y a que le devis qui à cette particularité. la relation est donc de type 1-n.

Le reste me satisfait mais (bah oui comme toujours) reste un petit point désagréable qui va être difficile je pense à remonter. Depuis 2014, il est devenu obligatoire d'éditer UNE facture d'acompte pour CHAQUE règlement d'acompte, puis à la fin d'éditer une facture de solde REPRENANT le détail du devis et les dits acomptes versés (TVA comprise).
Comptablement, comme pour le devis, la création d'une facture d'acompte validée n'a aucune incidence (pas d'écriture). Par contre, on enregistre nécessairement sont règlement. C'est là une différence avec ma proposition qui créée une facture et donc une écriture non nécessaire que je dois supprimer.

Jusque là, les acomptes sont TTC et ça marche très bien pour la TVA sur débit (acompte sur de la marchandise par ex) car elle ne sera exigible en totalité que sur la facture finale (qui coïncide avec la livraison) . Mais, dans notre cas, on fait de la prestation de service et même sur les acomptes reçus, il y a de la TVA à prendre en compte (car la TVA est due sur les encaissements).
Ca veut dire que la facture finale devra avoir un montant HT et de TVA réduit des acomptes. Et c'est là qu'il manque une notion sur un taux de TVA, à savoir s'il est sur encaissement ou sur débit. La dernière mise à jour permettait de rattacher des comptes de TVA différents pour le gérer manuellement mais ça montre ses limites avec les acomptes quand on doit éditer la facture finale. Mon idée est de reprendre les articles des acomptes et de multiplier le prix par -1. Si l'on reprend les articles des acomptes, quand le taux de TVA est sur encaissement, il faut déduire la TVA de la facture de solde, sinon ne rien faire.
Ainsi, sur la facture d'acompte, la TVA ne s'ajoute que si elle est sur encaissement. (sinon, le HT = le TTC).
Les logiciels qui automatise cela, le font en général sur la ligne de l'article. Ca veut dire qu'on a un seul taux de TVA mais on décide pour chaque article s'il est en Débit ou en Encaissement. Ca ferait un petit retour en arrière sur la gestion de la TVA.

Ex:
Devis (je ne pense pas que ça soit une bonne idée de mélanger mais qui peut le plus, peu le moins)
Article CODE1 : x euros HT | TVA_DEB x*TVA | y TTC
Article CODE2 : x euros HT | TVA_ENC x*TVA | y TTC

Je reçoit un acompte (c'est pas le même x qu'au-dessus mais mettons 50% de x) :
Article ACPT_TVA_DEB x euros HT | TVA DEBIT 0 | x TTC
Article ACPT_TVA_ENC x euros HT | TVA DEBIT x*TVA | y TTC

La facture finale devra affichée
Article CODE1 : x euros HT | TVA_DEB x*TVA | y TTC
Article CODE2 : x euros HT | TVA_ENC x*TVA | y TTC
Article ACPT_TVA_DEB -x euros HT | TVA DEBIT -0 | -x TTC
Article ACPT_TVA_ENC -x euros HT | TVA DEBIT -x*TVA | -y TTC

Et ainsi, le total TVA sera bien la totalité de celle de l'article CODE1 et le reste de CODE2

Au niveau de la compta si on a CODE1 et CODE2 à 100 euros avec une TVA à 20%:
Devis: rien
Facture d'acompte : rien
Règlement facture d'acompte :
512 120
4191 ..... 120
4458 10
44571 ..... 10

Facture:
411 120
4191 120
706 ..... 100
701 ..... 100
4458 ..... 10
4458 ..... 10
44571 ..... 20

Règlement
512 120
411 ..... 120
4458 10
44571 ..... 10

A la fin, tous les comptes d'attente (4458 et 4191) et client (411) sont soldés, on a bien notre TVA collecté et notre CA.

Pas si simple au final, et j'espère ne pas m'être trompé

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Gestion des acomptes il y a 6 ans 5 mois #1967

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Bonjour,

Je comprends votre problèmatique.
Néanmoins, la logique de Diacamma n'est pas de devenir un outil de facturation d'entreprise mais une aide simple pour les associations.

Or, ce que vous décrivez, avec TVA et accompte, complexifie l'outil de facturation qui se veux, pour les besoins de 95% des associations, simple (déjà, la notion de 'devis' est peu utilisée en associatif "sportif et culturel").
Il est possible que votre besoin soit développer dans le future dans Diacamma, mais pas en priorité.
Nous avons déjà identifié des besoins plus généraliste envers les associations à réaliser avant.

Dans le cas de votre structure, il serait peut-être bon que vous vous orientez sur un outil de facturation d'entreprise.

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