Calcul erroné dans le premier appel de fonds

Comment faire ? Syndic de copropriété
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Bonjour,
comme vous avez pu le constater je suis lecteur assidu du livre ARC/VUIBERT “copropriété comptabilité pour tous”.
Vous avez donné sur un post le conseil de créer une copropriété d’essai et d’entrainement. Aussi, j’ai essayé ce jour de saisir dans Diacamma la comptabilité complète d’un exercice (chapitre 9 du livre précité).
Après avoir saisi les données initiales j’ai voulu créer mon premier appel de provisions de l’exercice comptable 2016.

En comparant les chiffres avec le livre, je me suis aperçu d’une erreur de calcul, à priori dans Diacamma (voir le fichier joint).
Tous les autres chiffres sont relativement corrects sauf la catégorie " chauffage".
Budget annuel : 2030€
Budget appelé pour un trimestre : 507.50 (=2030/4) chiffre correct dans Diacamma cohérent avec la colonne tantièmes chauffage.
Ligne M. Dupont : tantièmes pour le chauffage : 310 sur 1000.
Et là, ça bugg.
En effet : 507.50 x 310 / 1000 = 157.325 arrondi à 157.33 dans le livre.
Or, Diacamma calcule 120.97 soit un écart de 36.355€ (23% d’écart).

Pour la même charge “chauffage”, pour les quatre autres copropriétaires, les écarts sont 22.78€, -20.90€, -19.12€ et -19.12€.
Ce qui est amusant, la somme totale des erreurs s’annulent…

Sur les autres catégories de charge, faibles erreurs sauf pour la catégorie de charge “Charges générales” qui est correcte.
Une précision qui peut aider vos recherches, la catégorie de charges “Charges générales” est la seule dont les tantièmes sont liés aux lots.
Pour les autres catégories de charges, j’ai repris les données du livre à la main sans charges liées aux lots.

Cette erreur de calcul qui se produit lors de l’appel de fonds pourrait ne pas être gênante puisque basée sur du budget prévisionnel.
Cependant, si Diacamma utilise la même procédure informatique de calcul pour la répartition en fin d’exercice, une alternative s’offre au syndic : soit les erreurs se cumulent soit les erreurs s’annulent. Chance ou malchance.

Pouvez-vous confirmer mes calculs?

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Bonjour,

Merci pour cette étude poussée.
Je vais m’y pencher plus précisément.

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Bonjour,
j’apporte une précision vue sous un autre angle, si cela permet de cerner le problème, car je le rencontre également.
Il se trouve que deux mêmes informations conduisent à deux résultats différents, je m’explique:
catégorie de charges :
[8] frais administratifs

  • Réceptions : 60 € (oui, je sais, j’ai mis ça là car je ne voulais pas créer une catégorie spéciale…)
  • Frais postaux : 10 €
  • Frais des services bancaires: 10 €

Total 80 €
[2] Eau droit fixe compteur

  • Eau : 80 €

Donc même montant ET même grille de répartition: 7 lots → 1/7 pour chaque lot
(80/7/4= 2,857142857)
Dans Diacamma, pour le 1er appel de fonds, j’obtiens les valeurs suivantes:
[2] 2,86 €; 5,70 € (2 lots); 2,86 €; 2,86 €; 2,86 €; 2,86 €; = 80/4 =20
[8] 2,48 € ;3,92 € (2 lots); 3,40 €; 3,40 €; 3,40 €; 3,40 €; = 80/4 =20

J’espère sincèrement que cela peut aider à cerner le problème.

Bien cordialement

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Bonjour,

Alors, j’ai repris l’exemple du livre ARC/VUIBERT “copropriété comptabilité pour tous”.
J’ai l’édition N°4 d’octobre 2017

J’ai commencé par configurer la copropriété comme indiqué page 184 du livre (chapitre A et B).
De là, j’ai trouvé une petite erreur dans le livre.
En effet, page 185, sur le table “C Les clés de répartitions des charges”, j’ai observé une inversion des tantièmes entre “M. Mme Dernier” et “M. Paul Mme Pierre”.
=> Voir la copie d’écran
Par contre, cette erreur ne ce reproduit pas ensuite.

J’ai ensuite saisie le budget prévisionnel comme décrit page 185 (chapitre E)
J’ai également intégré le report a-nouveau comme décrit en page 186-187.
J’obtiens donc la même balance qu’en page 189:

            nom                  total des débits            total des crédits
-------------------------------------------------------------------------------
[1031] Avances fonds réserve            0,00 €                      800,00 €
[1032] Avances tvx non décidés          0,00 €                    2 500,00 €
[401 Engie]                             0,00 €                      650,00 €
[401 Propre & Net]                      0,00 €                      200,00 €
[4501] Copro ensemble du syndicat       0,00 €                      580,00 €
[4501 M. Dupont]                        0,00 €                      250,00 €
[4501 M. Mme Dernier]                 100,00 €                        0,00 €
[502] Livre A                       3 000,00 €                        0,00 €
[512] CHQ                           1 880,00 €                        0,00 €

De là, j’ai créé les appels de fonds via le bouton “[+] Charges courantes” du menu “Copropriété > Les appels de fonds”.
J’obtiens donc bien 4 appels de fonds de 1500,00€, non validé et non affectés.

Je valide alors le premier appel de fonds, du 01/01/2016 et j’obtiens 5 appels de fonds validés et nominatifs:

   propriétaire        total
-------------------------------
M. Dupont             430,24 €
M. Durant             202,65 €
M. Mme Dernier        332,67 €
M. Mme Dubois         267,22 €
M. Paul Mme Pierre    267,22 €

Là, on peut observer un différence avec le livre.
En effet, pour rester sur un appel de fonds de 1500,00€, l’outil ventile le 1 centime d’arrondi sur le copropriétaire ayant le plus gros tantième et dans notre cas c’est “M. Dupont”.
En pièces jointes, son appel de fonds.
On voit donc bien le décalage d’un centime sur la catégorie de charge “[3] Chauffage”.

Et bien sur, on a bien alors une balance très similaire au livre (à 1 centime prêt donc);

            nom                  total des débits            total des crédits
-------------------------------------------------------------------------------
[1031] Avances fonds réserve            0,00 €                      800,00 €
[1032] Avances tvx non décidés          0,00 €                    2 500,00 €
[401 Engie]                             0,00 €                      650,00 €
[401 Propre & Net]                      0,00 €                      200,00 €
[4501] Copro ensemble du syndicat       0,00 €                      580,00 €
[4501 M. Dupont]                      430,24 €                      250,00 €
[4501 M. Durant]                      202,65 €                        0,00 € 
[4501 M. Mme Dernier]                 432,67 €                        0,00 €
[4501 M. Mme Dubois]                  267,22 €                        0,00 €
[4501 M. Paul Mme Pierre]             267,22 €                        0,00 €
[502] Livre A                       3 000,00 €                        0,00 €
[512] CHQ                           1 880,00 €                        0,00 €
[701] Provision budget                  0,00 €                     1500,00 €

Comme précisé dans le livre, le choix de politique d’arrondi peut-être varié: le choix de Diacamma est bien sur discutable.
En tout cas, je conclurai que l’outil de fait pas d’erreur de génération d’appel de fonds.

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Bonjour Lag,
merci beaucoup pour cette réponse approfondie.
J’aimerais quand-même avoir votre avis sur les chiffes que j’ai fournis:
Répartition par lot et non par tantième (1/7 par lot pour 7 lots), même répartition pour deux montants identiques mais pas constitués de la même façon…
Si vous voulez des détails sur les chiffres de ma copropriété, je vous le enverrai avec plaisir.

Bien cordialement

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Bonjour jmok,

Au vu juste de vos chiffres, je ne vois pas ce qui se passe.
Mon premier réflexe est de dire que vos 2 catégories de charges ne sont pas tout à fait identiques.

Autres piste de réflexion: l’arrondi d’une somme est différent d’une somme d’arrondi.
En effet, les erreurs d’arrondis peuvent se cumulé.
Notez également que 1/7 sera également stocké avec arrondi avec 2 chiffres après la virgule =0,14
Pour mieux prendre en compte des chiffre significatif, je vous invite à utiliser un gros facteur de tantième (par exemple 7 x 14285,71)

Remarque sur vos catégories: je suis partisan de réduire au maximum les catégories de charges
Pour cela, j’ai tendance à les rassemblés tout ceux qui ont même taux et sans chercher à créer des catégories “fonctionnelles”.
C’est à dire, au lieu de faire 2 catégories “administratif” et “compteur eau” de chacun 1/7, j’en aurais fait du genre “charges répartis”.
Vous voyez la limite de votre répartition:

  • “compteur eau” n’a qu’une charge par an, ce qui alourdi inutilement votre comptabilité.
  • Quand vous avez une charge non habituel (comme “Réceptions”) vous ne savez plus où la mettre.
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Bonjour Lag,
encore merci pour le temps que vous passez à investiguer nos problèmes.
Je vais suivre votre avis, je vais réduite les catégories de charges à leur strict minimum et rassembler entre elles les charges qui sont réparties selon la même grille.
En ce qui concerne les détails de mon problème, ces calculs intermédiaires ne sont finalement pas si gênants dans la mesure où le résultat final correspond bien à la somme des charges imputées à chaque propriétaire. Mais je pense effectivement comme vous qu’il doit y avoir un arrondi “bloqué dans un coin” quelque part.
Je vais simplifier tout mon bazar tout de suite.

Belle journée ensoleillée et bonne santé !

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Bonjour,
je suis gené par cette réponse. En effet, la pièce jointe à mon message étant une copie écran de Diacamma et non une copie de la page du livre, je pensais que le calcul erroné était du à Diacamma. Pour mémoire, pour l’appel de fonds de M. DUPONT (appel de fonds n°1, [3] charges de chauffage (ligne surlignée en gris))
Colonne total : 507.50€
somme des tantièmes : 1000
tantième : 310
montant 120.97€ (ce montant est calculé par Diacamma).

Or en faisant l’exercice avec une calculatrice, je trouve : 157.325€. !!!

même en corrigeant les tantièmes tel que vous l’expliquez dans votre réponse, le montant appelé reste proportionnel aux tantièmes détenus alors que la formule de calcul reste identique (règle de la proportion)

Peut-être que la dernière version de Diacamma corrige ce problème.

Cordialement