Bonjour,
Je pense avoir identifié un comportement qui me semble poser problème dans la ventilation des règlements lorsqu’un appel de fonds comporte plusieurs natures de charges.
Contexte
J’utilise les comptes copropriétaires de la manière suivante :
- 4501 : Charges courantes
- 4502 : Charges exceptionnelles
- 4505 : Fonds de travaux
En début d’exercice, les copropriétaires possèdent généralement un solde reporté issu de l’écriture de SAN, puisqu’il représente l’écart entre les appels de fonds déjà effectués et les dépenses réellement ventilées de l’année précédente.
Le problème
Je réalise un appel de fonds comprenant à la fois :
- des charges courantes (4501),
- un fonds de travaux (4505).
Le logiciel débite correctement chacun des comptes selon les montants de l’appel de fonds.
En revanche, lors de l’enregistrement du règlement du copropriétaire, la ventilation est effectuée selon la même clé de répartition de l’appel de fonds, sans tenir compte des soldes déjà présents sur les comptes.
C’est ce point qui me semble problématique.
Exemple
Situation initiale (SAN)
- 4501 : solde créditeur de 40 €
- 4505 : 0 €
Appel de fonds
Appel de 140 € réparti ainsi :
- 100 € de charges courantes (4501)
- 40 € de fonds de travaux (4505)
Le logiciel génère :
- 4501 : débit de 100 € → nouveau solde débiteur de 60 €
- 4505 : débit de 40 € → nouveau solde débiteur de 40 €
- 701 : crédit de 100 €
- 105 : crédit de 40 €
Le copropriétaire doit donc régler 100 € au total.
Règlement de 100 €
Le logiciel comptabilise :
- Banque (512) : débit de 100 €
- 4501 : crédit de 71,43 € (10/14)
- 4505 : crédit de 28,57 € (4/14)
On obtient alors :
- 4501 : solde créditeur de 11,43 €
- 4505 : solde débiteur de 11,43 €
Le copropriétaire a pourtant réglé exactement ce qu’il devait, mais le paiement n’a pas soldé les deux comptes.
Conséquences
À chaque clôture, je dois passer une opération diverse afin de remettre le compte 4501 à son solde réel.
Comme les dépenses sont souvent inférieures aux appels de fonds, un nouveau solde créditeur apparaît ensuite sur le 4501. Lors de l’appel de fonds suivant, le même phénomène se reproduit.
On se retrouve donc avec des soldes résiduels qui se déplacent entre les comptes alors que, du point de vue du copropriétaire, l’appel de fonds a bien été réglé.
Proposition
Il me semblerait plus logique que, lorsqu’un règlement vient solder un appel de fonds, la ventilation tienne compte des soldes réels des comptes 4501, 4502, 4505, etc., plutôt que d’appliquer uniquement la clé de répartition de l’appel de fonds.
Je suis néanmoins conscient que cette évolution pourrait devenir complexe si plusieurs appels de fonds sont simultanément ouverts, avec des soldes reportés, des régularisations ou des avoirs. La logique de ventilation risquerait alors de devenir une véritable usine à gaz.
Je me demande donc :
- est-ce le fonctionnement attendu du logiciel ?
- existe-t-il un paramétrage permettant une ventilation différente ?
- ou s’agit-il d’une limitation connue qui pourrait être améliorée ?
Merci d’avance pour vos éclaircissements.